Семинар-практикум по теме «Методика организации работы фирмы».
Цель: отработка методики на примере конкретной организации. Написание алгоритма создания компании. Составление плана развития существующей компании.
Блоки:
- Организация входной группы.
- Организация рабочего места.
- Организация места общения с клиентом.
- Организация офисного пространства.
- Организация работы сотрудников, процесса продаж, работы с клиентами (см. тренинг «Психология взаимоотношений»).
Организация входной группы.
Цель – создать при минимальном объеме пространства максимальную информационную отдачу.
- Вывеска не должна быть перегружена лишней информацией. Состав: название фирмы – яркое и призывающие (не более двух слов, лучше одно), номер комнаты/секции, номер телефона (желательно единой линии, либо многоканальный, на который специалист может ответить или перезвонить в любое время).
- Необходимо создание узнаваемого логотипа фирмы, который должен присутствовать на всех контактных данных рекламной продукции, визиток и брошюр. Логотип будет подчеркивать индивидуальность фирмы.
- Наличие в углу входной группы электронных часов со временем и датой.
- Сделать стойку с рекламной продукцией, буклетами, журналами, визитками и т.д. на раздачу (обязательно в цветном формате). На каждой полке стойки задействована отдельная тематика.
- Обязательное наличие расписания времени работы с учетом перерывов.
- Наличие (кроме визиток с телефонами и контактными лицами) плана местоположения офиса с указанием маршрута ориентирования относительно помещения.
Вопросы для практики:
- Создайте вывеску вашей фирмы.
- Нарисуйте любой логотип.
- Какие тематики (материалы) вы могли бы разместить на офисной стойке?
Организация рабочего места.
Цель – создание условий для заключения сделки, договора, контракта.
- Распределение оргтехники (перед глазами продавца и покупателя без каких-либо наклеек в стиле напоминаний).
- Порядок на рабочем столе:
отсутствие разбросанных бумажек, настольная стойка для договоров, презентаций, рекламы, чистая бумага, набор «работающих» канцтоваров, минимальное количество значков на рабочем столе монитора (не более 10 штук), в качестве фона рабочего стола – статичная картинка типа леса, облаков, дороги (ни в коем случае не фотография людей или нечто плывущие и видоизменяющееся). Наличие тумбочки для документов, подарков, рекламы, визиток, желательно с закрывающимся на ключ верхним ящиком (деньги, печати, документы внутреннего применения).
- Расположение мест для продавца и клиента. Продавец – за рабочим столом, клиент напротив или справа (буквой «Г» от продавца).
- Наличие подвесного календаря с указанием реальной даты.
- Размещение сертификатов на стене перед глазами клиента (ни в коем случае не размещать фотографии, картинки, отвлекающие внимание).
Вопросы для практики:
- Найдите плюсы и минусы порядка на данном рабочем столе.
- Представьте схематично место продавца и покупателя.
Организация места общения с клиентом.
Цель – создание мягкой и уютной атмосферы для расположения покупателя к продавцу.
- Необходимая мебель: два кресла, расположенные буквой «Г», а не диван (для создания индивидуальной зоны продавца и покупателя), журнальный столик.
- Наличие чайника, кофеварки, чистых чашек и ложек (без дурацких плакатов типа: «поел – убери за собой»), чая (зеленного и черного), сахара, сливок, шоколадных конфет в обертке, салфеток, настольной лампы (декоративной свечи).
- Рядом «под рукой» кулер.
- При наличии подоконника – несколько комнатных цветов.
- Нужна картина с неназойливым пейзажем (если место общения в углу – то две картины одной тематики) типа: дороги, реки, природы.
- Стрелочные часы (ни в коем случае не электронные).
- В качестве освещения — бра над продавцом и покупателем с мягким освещением квадратного или круглого вида (без цветочков и излишней мишуры).
Вопросы для практики:
- Какие бы цветы вы разместили в месте общения с клиентом?
- Для чего нужны картины в данном месте?
Организация офисного пространства.
Цель – создание наиболее комфортных условий для работы с клиентом.
- Кроме поддержания евростандартов необходимо учитывать наличие легкой домашней атмосферы (комнатные цветы, шторы вместо жалюзей).
- Организация нескольких настенных коллажей. Темы: «Наша команда» (состав: фотографии сотрудников, имена, должности), «Наша жизнь» (фотографии сотрудников на спортивных мероприятиях, отдыхе на природе, корпоративах).
- Мебель, техника: шкафы с закрытой нижней частью и открытой верхней (в зеркальной части – кубки, медали, награды; в закрытой части – сейф, документы внутреннего пользования и т.д.), шкаф для одежды, вешалка, кондиционер (не вентилятор).
- Пол — матовая поверхность, на которой малозаметна грязь, например – ламинат бежевого цвета (ни в коем случае не блестящий). Коврики для ног (моментально заменяются на чистые после ухода клиента).
- Стены – отсутствие раздражающих ярких тонов, цветочных или геометрических обоев. При наличии большого пространства можно вместить фотообои.
- Потолок должен быть либо навесной, либо евро в стиле квадратиков (не нужно делать зеркальные и многоуровневые потолки).
- Освещение офиса должно быть ненавязчивым и не бьющим по глазам. Лучше всего освещение сделать по периметру на границе стен и потолка, плюс в середине повесить люстру «геометрического» типа. В крайнем случае, возможны точечные матовые светильники.
Вопросы для практики:
- Какие еще атрибуты смогли бы поддерживать атмосферу домашнего пространства?
- Предложите свой вариант настенных коллажей.
- Какая еще мебель необходима в офисе?
- Для чего необходимо отсутствие раздражающих тонов?
- Как бы вы спроектировали освещение офиса?
Дополнительно:
- Возможно создание рекламы услуг и возможностей фирмы на основе автоответчика телефона для связи. В случае невозможности ответа на телефон необходимо обязательно перезвонить возможному клиенту, с учетом оговоренного автоответчиком времени ожидания (максимум 10-15 минут).
- Подарки:
Цель – запоминание фирмы.
- Варианты: брелки, фонарики, зажигалки, рулетки, блокнотики, кружки, шоколадки, чайники, пакеты, ручки, кепки, футболки, браслеты и т.д. Необходимо для продавца определить критерий цен выдачи подарков. Вполне вероятно создание витрины с подарками для выбора клиентом того или иного подарка в соответствии с его желаниями и потребностями.
- Упаковка – необходимо при выходе клиента выдать ему хорошо упакованный набор рекламной продукции фирмы (желательно кроме файл-пакета наличие корпоративной папки, пакета и т.д.).
- Создание индивидуальных визиток со скидкой с целью отслеживания субъектов совершения сделки.
В ходе практикума участники смогут разобраться с особенностями своей организации, прокачать свои идеи и получить объективную обратную связь.
Возможно изменение или дополнение программы практикума по вашему запросу, с учётом интересов вашей организации.
За дополнительной информацией – обращайтесь.